用Excel函数做数据筛选 提高工作效率
赛迪网--中国电脑教育报 　 2003-08-12 09:00:10

　　 在企业经营管理工作中，经常需要用数据说话，尤其是各种利率的处理是一项枯燥繁琐的工作。Excel 2000提供了各类数据库函数，利用它们可以大大缩短工作时间，提高工作效率！
　　
　　
　　解决课题
　　
　　
　　图1毛利结构表
　　
　　
　　图2销售数据清单
　　
　　我们超市中营运部门分为杂货处、生鲜处、家百处和纺织处四大处，而每个处又下设七至八个科，将每个科的一个月的销售情况进行分析，要求得出每个科一个月来销售的单品数量和营业额(复杂的是分别按照各毛利段进行归类)！下面以生鲜处为例，所要求毛利结构表格如图1；销售数据清单如图2所示(其中区域A9:E11为部分销售数据)。
　　
　　
　　解决方案
　　
　　
　　调用数据库函数DSUM(database,field,criteria)和DCOUNT(database,field,criteria)，DSUM函数是对满足给定条件的数据库存中记录的字段(列)数据总和，DCOUNT函数从满足给定条件的数据库存记录的字段(列)中，计算包含数值的单元格数目。其中database是指构成数据清单或数据库的单元格区域，数据库是包含一组相关数据的数据清单，其中包含相关信息的行为记录，而包含数据的列为字段。数据清单的第一行包含着每一列的标志项；field是指定函数所使用的数据列，数据清单中的数据列必须在第一行具有标志项；criteria是指为一组包含给定条件的单元格区域。可以为参数criteria指定任意区域，只要它至少包含一个列标志和列标志下方用于设定条件的单元格。
　　
　　
　　下面是具体解决办法：联系图2，第8行为字段行，第2和3两行为条件区域即criteria，依次是毛利率的5种情况。在G10处单元格套用公式“=DSUM(A8:E11,B8,A2:B3)”,即可得出部门(deptcode)为“20部门”且毛利率(mll)<0的营业额数值“1548”，同理在H11处单元格套用公式“=DCOUNT(A8:E11,B8,A2:B3)”即可得出部门(deptcode)为“20部门”且毛利率(mll)<0的统计数量数值“1”。同理，如果要求出其他部门如21、22等的统计数量和营业额，只需要改变相应的“deptcode”和“mll”即可。(文/张慧明)