巧用Office的邮件合并功能(1)

　　
　　随着网络用户的日益增多，人们通过E-mail的方式联系也越来越普遍，相信每个人都有过同时给多个人发信的经历。如果分别给每个人单独写信，实在太麻烦了。利用Office 97/2000的邮件合并功能，可以大大地简化这类工作。

　　邮件合并涉及两个文档：第一个文档是邮件的内容，这是所有邮件相同的部分，下文称之为“主文档”；第二个文档包含收件人的称呼、地址等，每个邮件有不同的内容，以下称之为“收件人列表”。

　　在执行邮件合并操作之前首先要创建上面说的两个文档，并把它们关联起来，也就是标识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方出现。例如，指定在主文档的哪些位置应当出现收件人列表中的“称呼”。完成后就可以“合并”这两个文档，为每个收件人创建邮件。以后再次给这些人发信时，只需要创建主文档或对已有的信件进行修改，然后再运行邮件合并功能就可以了。

　　创建收件人列表
　　打开已经准备好的主文档（主文档中包含信件内容）。选择“工具→邮件合并→创建→套用信函→活动窗口→获取数据→建立数据源”，以定义收件人信息。在“建立数据源”对话框（见图1）中系统已经自动创建了许多域，我们还可以删除和添加域。完成域名定义后，单击“确定”，输入该收件人列表的文件名，点击“保存”按钮。
　　

　　图1

　　回到“邮件合并帮助器”窗口，单击“编辑→数据源”，在数据表单中输入第一个收件人的各项数据。单击“新增”，接着输入下一个收件人信息，重复上述过程直至输入所有收件人的信息。

　　插入合并域
　　返回主文档界面之后，接下来的任务是将合并域（例如姓名等）插入到主文档的合适位置。将插入光标移到域内容应当出现的位置，单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”，在下拉列表框选择合适的域，比如当光标所在的位置应当是收件人的姓名时，就选择域“姓名”（见图2）。重复上述过程直至加入了所有的域。
　　

　　图2

　　如果要查看合并后的效果，单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮，此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本，利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。如果要作修改，单击“查看合并数据”按钮，修改间隔或位置，然后再检查合并后的效果。

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